Uno de los problemas más comunes a los que toda empresa se enfrenta son las islas de información ¿Qué son las islas de información y como afectan a tu negocio?.
Si te interesa esta información quédate hasta el final de este artículo.
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¿Que son las islas de información?
Seguramente te has enterado de un negocio donde existe una persona que hace todo, esta personal generalmente de confianza o un familiar del negocio es el encargado de hacer compras, ventas, entregas, facturación, pagos y hasta de la limpieza.
Este tipo de personas conocidas como todólogos, hacen todo lo que se requiera al momento.
Por otro lado, nos encontramos con archivos tipo Excel o apuntados en un cuaderno donde solo una persona tiene acceso a la información y corren riesgo que se borre o se pierda.
Por la naturaleza del documento es muy complicado que se tenga acceso a la misma, a no ser que el dueño nos otorgue permiso o nos mande el documento.
Estos son 2 ejemplos de lo que comúnmente conocemos como islas de información.
Pero ¿cómo afecta esto a tu negocio?
Por qué debería importarme el no tener islas de información en mi negocio.
Bueno como ya hemos visto las islas de información son un serio problema ya que truncan el avance del negocio.
Por ejemplo, retomando el caso del principio sobre la persona que hace todo en el negocio.
Si esta persona, enferma, fallece o simplemente deja de trabajar para nosotros, se lleva gran parte de nuestro proceso de trabajo, y el tiempo para poder reemplazarlo se puede alargar hasta 6 meses.
Por otro lado, el no poder tener acceso a la información en los diferentes departamentos es un error que nos puede costar caro.
Pensemos por ejemplo que un cliente te habla y te hace un buen pedido, pero te dice que le tienes que entregar en 15 dias o cancelara, pero tu no tienes forma de saber cuanto tienes en tu inventario.
¿dejarías ir la venta por que nos sabes si le puedes cumplir? o ¿levantas el pedido con el riesgo de quedar mal y que te cancelen?
Estos son los riegos que corres al tener islas de información en tu negocio.
como puedes notar una empresa que trabaja de esta manera es casi un hecho que fracasara ya que todas sus decisiones las estaría tomando con los ojos vendados, sin tener la certeza de información real..
¿Cómo solucionamos el problema de las islas de información?
una de las mejores maneras para solucionar este problema es centralizar la información es decir que todo se encuentre en una bese de datos y donde el personal adecuado y con los permisos correctos, pueda acceder para tomar decisiones.
Para ello nos podemos respaldar de un sistema ERP (PLANEADOR DE RECURSOS EMPRESARIALES)
Este sistema nos permite poder enlazar los diferentes departamentos del negocio para poder tener un estricto control del mismo pero que sobre todo se pueda tener la información cuando sea necesario.
El poder tener procesos de trabajo establecidos junto con la herramienta correcta, permite que este tipo de problemas sea algo de lo que no te preocupes.
sabemos que este tema te genero más dudas, por eso te invitamos a que te acerques a nosotros, con mucho gusto podemos ayudarte.
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